10 consejos para gestionar el correo electrónico

Toma nota de esta decena de consejos para gestionar el correo electrónico y verás cómo, con un poco de organización, todo fluye con menos agobios.

¿Eres de los que se siente agobiado por la cantidad de mensajes que aparecen en la bandeja de entrada de tu correo electrónico? ¿Lo notas especialmente en fechas tales como el Black Friday? ¿Te pierdes algún e-mail laboral importante en medio de otros insustanciales? Tal vez no te pase de forma tan exagerada, pero puede que en ocasiones sí sientas que se te va de las manos.

Si es así, no te preocupes. Existen algunos buenos hábitos que puedes adoptar para que esto no te suceda. Toma nota de esta decena de consejos para gestionar el correo electrónico y verás cómo, con un poco de organización, todo fluye con menos agobios.

Cómo organizar tu correo electrónico

Rellena el apartado asunto

correo electrónico
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Seguro que te molesta cuando te llega algún correo sin que en el asunto se hayan molestado en poner de qué se trata su contenido. No hagas lo mismo y cubre exactamente y de forma concisa cuál es el asunto que vas a tratar en él. A la otra persona le ayudará a saber si es urgente, si tiene que ver con el trabajo o si puede esperar para luego.

De igual modo, cuando rellenas el asunto, te facilitará encontrar el correo en tu bandeja de enviados o a través del buscador. Solo te llevará dos segundos, así que no hay motivo para no hacerlo.

Si tardas menos de dos minutos, contesta

Si vas a tardar menos de dos minutos en contestar a ese correo electrónico que has recibido, hazlo ya. A menudo, simplemente tenemos que confirmar recepción o aceptar o rechazar alguna propuesta. Si es así, no lo demores. Solo te llevará unos segundos y no acumularás tareas ni tendrás que andar revisándolo de nuevo para ver qué era eso.

Revisa el correo cada par de horas

Otro de los trucos para que no se vea interrumpido tu flujo de trabajo y por lo que no es adecuado tener las notificaciones a todo volumen es revisar el correo del trabajo cada par de horas. Ese instante será ideal para contestar a lo urgente, marcar como no leído lo importante pero que puede esperar y eliminar el resto que haga referencia ae temas que no necesitas volver a ver.

Clasifica los mensajes

Newsletter
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La mayoría de las cuentas de correo electrónico te permiten clasificar los mensajes de la bandeja de entrada, de forma que ya se encarga él de separarlos en los más importantes, que agrupará a un lado, y los de menor importancia.

Algunas cuentas lo hacen por defecto, al detectar cuáles son los que más contestamos, como temas laborales y personales que revisten importancia, y aquellos otros que identifica como newsletter y notificaciones varias, que agrupa a un lado. Distinguir entre unos y otros contribuirá a que puedas dar prioridad a lo importante y a que los demás tengan que esperarse a que los mires cuando dispongas de algo de tiempo.

Filtra los mensajes no leídos

De cualquier forma, si quieres ir a tiro fijo en tu bandeja de entrada y que no se te escape ningún mensaje sin leer, filtra por «no leídos». Incluso puedes clasificar los que desees de tal forma, para atender con más detalle posteriormente.

Cada par de días te aconsejamos que, sigas el método que sigas, filtres los no leídos. Si tienes el correo al día, no pasará nada porque no habrá ninguno, pero si por un despiste se te ha pasado algo por alto, lo verás sin que haya transcurrido demasiado tiempo. Asimismo, no olvides revisar la bandeja de spam. Puede que haya ido algo para ella que no debería estar ahí.

Utiliza el buscador

El buscador del correo electrónico es tan rápido como eficaz, siempre y cuando aprendas a manejarlo adecuadamente. Si tu sistema de archivo de mensajes no está actualizado o no te ha aparecido oportuno adoptar uno, los días en que tengas prisa y necesites buscar algo, te ahorrará tiempo recurrir al buscador para localizar los correos que necesites. Puedes filtrar la búsqueda entre enviados y recibidos para eliminar opciones.

Elimina los mensajes

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La limpieza digital es fundamental. No se trata de que borres los correos del trabajo, pero sí todo aquellos que no revistan importancia, sobre todo, si hablamos de los del supermercado, notificaciones de compras que ya te llegaron y cobraron correctamente, publicidad, etc.


Todos esos correos que saturan tu bandeja de entrada y no necesitas volver a consultar, tíralos. Hazlo en el mismo momento en que los leas. Elimina sin más contemplaciones.

Archiva el correo

Organizar los mensajes en carpetas también resulta muy útil, sobre todo, cuando hablamos de temas laborales. Si te resulta muy tedioso hacerlo como rutina diaria o, simplemente, no te das cuenta, reserva un día a la semana, cada 15 días o al mes, para hacer una limpieza exhaustiva del correo y almacenar en sus respectivas carpetas lo que sí quieras conservar. Te resultará muy práctico si tienes que consultar alguno cuando pase el tiempo.

Por otro lado, no hace falta que te excedas en las carpetas. Intenta tener pocas con conceptos muy claros o te pasarás más de lo que deberías intentando decidir en cuál meter ese mensaje de ese miembro de la familia que te ha encargado un trabajo. ¿Laboral? ¿Familiar? Sea cual sea las categorías que decidas, elige aquellas que te resultarán más prácticas a ti y huye de copiar los métodos de otros que puede que no te funcionen.

Silencia las notificaciones

Silencias las notificaciones del correo electrónico para que no interrumpa tu curso de trabajo o ese momento libre con la pareja o en familia. Al igual que con las redes sociales, resulta aconsejable seleccionar qué avisos recibir de tu correo. Si tienes la opción de programar que solo suenen las notificaciones para el trabajo, no dudes en hacerlo. Y si no quieres que eso suceda en fin de semana, recuerda los viernes o el sábado quitarlas también para volver a activarlas el lunes. Evita así uno de los más importantes ladrones de tiempo.

Utiliza dos cuentas de correo

Seguramente ya tengas dos cuentas de correo, una laboral y otra personal, pero si no es así, te recomendamos que abras una para dedicarla únicamente a asuntos tales como amigos, familia y cuentas digitales, como las de las plataformas televisivas y tiendas online, así como las newsletters a las que te hayas apuntado, y reserves la otra exclusivamente para asuntos profesionales. Ahorrarás mucho más tiempo de lo que te imaginas.



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